2017-03-24

Zorganizowanie profesjonalnej konferencji wymaga dokładnego zaplanowania — ustalenie harmonogramu spotkania, wynajęcie pomieszczenia, w którym odbędzie się konferencja, a także przygotowanie strategii promocyjnej i zaproszenie prelegentów. O czym jeszcze powinniśmy pamiętać, kiedy organizujemy konferencję?

Cel oraz tematyka spotkania

Od tematyki spotkania zależy jej charakter, miejsce i termin spotkania oraz do kogo będzie ono skierowane i jakich efektów się po nim spodziewamy. Inaczej zorganizujemy wykład naukowy, którego celem będzie przekazanie wyników badań niż branżową prezentację biznesową, która będzie nakierowana na to, w jaki sposób skutecznie pozyskiwać klientów. Myśl przewodnia konferencji ma znaczenie również przy doborze prelegentów oraz omawianych przez nich zagadnień. Uznani eksperci, którzy w interesujący sposób potrafią przekazać ważne zagadnienia, to doskonały sposób na zyskanie zainteresowania potencjalnych gości. Temat spotkania ma też wpływ na planowanie budżetu oraz na sposób komunikacji z potencjalnymi uczestnikami konferencji. Pocztą tradycyjną możemy wysłać zaproszenia na konferencje naukowe i akademickie, ale  na wykłady IT oraz nowych technologii możemy z powodzeniem użyć zaproszeń wysłanych za pomocą poczty elektronicznej.

Hotel lub pałac konferencyjny

Atrakcyjne zarówno dla organizatora, jak i dla gości miejsce konferencji może mieć wpływ na popularność oraz powodzenie całego przedsięwzięcia. Dlatego warto wybierać miejsca niebanalne. Jeśli chcemy zorganizować konferencję pod Warszawą, to warto pomyśleć o miejscu, które będzie umacniało prestiż konferencji. Najlepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie konferencji w pałacu lub hotelu o wysokim standardzie, do jakich należą na przykład hotele butikowe. Wybrany obiekt powinien też zlokalizowany w miejscu, do którego jest dogodny dojazd z różnych punktów – lotnisko czy dworzec. Powinien także udostępniać profesjonalny sprzęt multimedialny. Warto też sprawdzić, z jakich usług dodatkowych będziemy mogli skorzystać. Jeśli planujemy dłuższą konferencję, warto zadbać o catering.