2018-01-10

Czy wybór miejsca na konferencję ma znaczenie?

Dobrze zorganizowana konferencja może pozytywnie wpłynąć na wizerunek firmy, dlatego nie powinniśmy banalizować kwestii wyboru odpowiedniego miejsca. Powinniśmy więc pamiętać, że miejsce konferencji powinno być odpowiednio dobrane do jej znaczenia oraz do rangi osób w niej uczestniczących. Jeśli konferencja ma być transmitowana przez media, warto zatroszczyć się o to szczególnie. W tym przypadku można rozważyć zorganizowanie konferencji w zabytkowym pałacu. Jeśli konferencja jest parodniowa, to można czas wolny przeznaczyć na integracyjne aktywności grupowe, które poprawią komunikację wewnątrz firmy oraz ułatwią jej późniejsze funkcjonowanie. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na położenie miejsca konferencji oraz na to, czy są w jego okolicach organizowane odpowiedniego typu atrakcje.
Pamiętajmy też, że od przebiegu technicznego samej konferencji wiele zależy. Może to rzutować na postrzeganie przez uczestników kwestii umiejętności organizacyjnych w danej firmie. Dlatego należy się zatroszczyć o to, by sale konferencyjne były wyposażone w odpowiednie zaplecze techniczne oraz osoby, które zapewnią nam specjalistyczne wsparcie. Nie bez znaczenia jest też zaplecze gastronomiczne, nawet jeśli ma to być niewielki poczęstunek w przerwie konferencji, to powinien być on dobrze dopasowany do rangi wydarzenia.

Czym się kierować, by dobrze wybrać miejsce na konferencję?

Ważną kwestią jest też dojazd do miejsca, w którym ma się odbywać konferencja. Przede wszystkim musi być on łatwy dla wszystkich uczestniczących w niej osób. Jeśli planujemy parodniową konferencję, warto rozważyć lokalizację poza miastem i z uwzględnieniem miejsc noclegowych. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie hotel, który zapewni ciszę oraz dodatkowe atrakcje, które wypełnią czas między poszczególnymi konferencjami. Zwróćmy też uwagę na to, czy hotel jest otoczony lasem i łąkami, dzięki którym możliwy będzie spokojny wypoczynek na zewnątrz. Możemy też pokusić się o zorganizowanie konferencji w takiej przestrzeni. Jeśli zależy nam na prywatności, to poszukajmy niewielkich hoteli niedaleko miasta, które oferują sale konferencyjne.